Benutzeranleitung Microsoft Office 2016 (Outlook)

Outlook2016-logo.pngMicrosoft Outlook 2016 ist ein Programm zum Bearbeiten von E-Mails, Kontakten, Kalender und Aufgaben.

Auf den Geräten, welche von ft systems installiert werden, ist primär Microsoft Office 2016 installiert. Falls ein Benutzer eine Alternative installiert haben möchte (z.B. LibreOffice), kann er sich beim Support der ft systems gmbh melden.

Nachfolgende Anleitung richtet sich an Benutzer, welche das erste Mal mit Microsoft Outlook 2016 in Kontakt kommen. Mit dieser Anleitung lernen Sie die wichtigsten Elemente zum Bearbeiten von E-Mails kennen.

Grundlage ist die Bedienung von Office 2016, welche in folgender Anleitung beschrieben ist: Benutzeranleitung Microsoft Office 2016 (Word, Excel, Powerpoint)

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Microsoft-Office Outlook, Word, Excel und Powerpoint sind im Startmenü an prominenter Stelle platziert. Oben links "Outlook 2016" auswählen.

 

Übersicht Bedienelemente

Nachfolgend eine Übersicht der Bedienelemente im Outlook 2016.

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1 - "Menü"
2 - "E-Mail-Ordner"
3 - "Liste der einzelnen E-Mails des aktuellen Ordners"
4 - "Anzeigebereich der aktuell ausgewählten E-Mail"
5 - "Zugriff auf Kalender, Kontakt und Aufgaben"

 

1 - "Menü"

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Im Menü "Start" sind die zentralen Elemente für die Benutzung der E-Mails sichtbar. In rot markiert sind folgende Elemente:
- "Neue E-Mail"
- "Löschen"/"Antworten"/"Allen Antworten"/"Weiterleiten"
- "Ungelesen/Gelesen" -> Im Bereich 3 (siehe "Übersicht Bedienelemente" weiter oben) ausgewählte E-Mails als gelesen oder ungelesen markieren

 

2 - "E-Mail-Ordner"

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In diesem Bereich können die vorhandenen E-Mailordner ausgewählt werden. Zu oberst sind die "Favoriten", in denen die wichtigsten Ordner aufgelistet sind.

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Ein neuer Ordner kann durch Klick mit der rechten Maustaste auf einen anderen Ordner erstellt werden.

 

3 - "Liste der einzelnen E-Mails des aktuellen Ordners"

In dieser Spalte werden die E-Mails aufgelistet, welche sich im Ordner befinden, welcher in der Spalte links davon ausgewählt wurde.

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Mittels Linksklick und ziehen (Taste klicken und halten) kann die Spaltenbreite verändert werden.

 

4 - "Anzeigebereich der aktuell ausgewählten E-Mail"

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Im Anzeigebereich der E-Mail kann direkt geantwortet werden. Diese Knöpf sind gleichbedeutend, wie die Knöpfe im Menü oben.
Erklärung "Allen Antworten": Ist eine E-Mail an mehrere Empfänger versendet worden, kann durch "Allen Antworten" eine E-Mail an alle Empfänger gesendet werden.
"Antworten" sendet lediglich dem expliziten Absender der E-Mail eine Antwort zu.

 

5 - "Zugriff auf Kalender, Kontakt und Aufgaben"

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Mittels Linksklick unten links auf das Kalendersymbol öffnet sich die Kalenderübersicht.
Im Menübereich stehen die Steuerelemente ("Neuer Termin", "Neue Besprechung", "Neue Elemente", ...) für den Kalender zur Verfügung.

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Mittels Linksklick unten links auf das Personensymbol öffnet sich das Adressbuch.
Im Menübereich stehen die Steuerelemente ("Neuer Kontakt", "Neue Kontaktgruppe", "Neue Elemente", ...) für die Kontaktverwaltung zur Verfügung.

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Mittels Linksklick unten links auf das Aufgabensymbol öffnet sich die Aufgabenplanung.
Im Menübereich stehen die Steuerelemente ("Neue Aufgabe", "Neue E-Mail", "Neue Elemente", ...) für die Aufgaben zur Verfügung.

 

Abwesenheitsmeldung einrichten

Falls Sie einmal abwesend sind (Ferien oder Feiertage) ist es für die Kunden angenehm, eine automatische Antwort zu erhalten. Dadurch weiss ein Sender Bescheid, wann er mit einer Antwort rechnen kann.

 

Sicherheitshinweis: Eine Abwesenheitsmeldung birgt auch Gefahren. Durch eine solche automatische E-Mail könnte ein potentieller Einbrecher von der Abwesenheit erfahren und diesen Moment ausnutzen.

 

Die Abwesenheitsmeldung kann nicht im Outlook definiert werden, sondern muss bei Ihrem "Webhoster" (z.B. Hostpoint, Hoststar oder cyon) eingetragen werden und unterscheidet sich von Fall zu Fall. Nachfolgend sind die Anleitungen der "Webhoster" unserer Kunden verlinkt.

Fehlt Ihr Webhoster? Nehmen Sie mit unserem Support Kontakt auf.

Einrichten Abwesenheitsmeldung der verschiedenen Webhoster

 

Weitere Informationen zu Outlook

Nachfolgend eine Liste mit Wissenswerte Dinge über Outlook

  • Kontakte werden nur angezeigt, wenn eine E-Mailadresse hinterlegt ist. z.B. wenn der Kontakt in einer neuen E-Mail über das "An"-Feld hinzugefügt werden möchte. Oder als Mitglied einer Gruppe
      • Die Anzahl Mitglieder pro Gruppe kann nicht angezeigt werden
      • Mitglied hinzufügen, welches nicht in Adressbuch ist:

         

        • Gruppe öffnen -> "Mitglieder hinzufügen" -> "Aus Outlook Kontakten"
        • Unten im Feld rechts von der Taste "Mitglieder ->" kann eine oder mehrere beliebige E-Mailadresse hinzugefügt werden.
        • Abschliessend auf "OK" drücken

         

        Kontaktgruppen

         

         

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